Bắt đầu
Ba bước thôi: (1) lập dòng họ và điền quê tổ; (2) thêm cụ Tổ — người đầu tiên cứ để trống ô Cha; (3) thêm dần các con cháu, mỗi người chỉ cần chọn đúng Cha là cây tự mọc ra. Khi cây đã có hình hài thì mời con cháu vào cùng bổ sung.
Bản đang chạy là bản cài trên máy chủ của chính dòng họ nên không mất phí thuê bao. Chỉ khi nào họ muốn gửi tin nhắn Zalo OA hay thuê dịch vụ ngoài (in sách, tảo mộ) thì mới phát sinh chi phí với bên cung cấp đó.
Có trang So sánh đặt cạnh nhau từng việc một. Nói ngắn gọn: phần mềm này mạnh ở việc họ của người Việt — giỗ chạp tính theo âm lịch, mộ phần có toạ độ, sớ cúng, quỹ họ, phả ký — và dữ liệu nằm trên máy chủ của chính dòng họ. Đổi lại, phần mềm này KHÔNG có kho tư liệu lịch sử để tra cứu tổ tiên, KHÔNG có đối chiếu ADN, và cũng không có công ty nào trực hỗ trợ hay sao lưu hộ; con cháu trong họ phải tự lo lấy. Nếu họ ta chưa biết tổ tiên là ai và cần đi tra cứu, hoặc muốn thử ADN, thì mấy bên kia hợp hơn thật — trang So sánh có chỉ rõ chỗ nào nên sang bên nào.
Trang So sánh →
Mang đi được. Gia phả xuất ra được tệp GEDCOM 5.5.1 — đây là định dạng chung mà hầu hết phần mềm gia phả trên thế giới đều đọc được, nên tải về là nạp thẳng sang chỗ khác. Ảnh và tài liệu trong Kho Di Sản vẫn nằm nguyên dạng tệp gốc trong thư mục trên máy chủ của họ, chép ra là xong. Xin nói thẳng để anh chị cân nhắc từ đầu: đây là điều nên hỏi với BẤT KỲ phần mềm gia phả nào trước khi bỏ công nhập vài trăm con người vào, chứ không riêng gì phần mềm này.
Trang So sánh →
Không. Vào Nhập dữ liệu, tải lên tệp Excel (.xlsx), CSV hoặc GEDCOM (.ged) xuất từ phần mềm gia phả khác. Máy đọc xong sẽ cho xem trước từng dòng, báo chỗ nào thiếu cha, thiếu năm sinh; anh chị sửa rồi mới bấm ghi vào. Có sẵn tệp mẫu để tải về xem cách đặt cột.
Bấm "⬇ Tải tệp mẫu Excel" ở trang Nhập dữ liệu sẽ tải về tệp mau_gia_pha.xlsx có 2 trang. Trang "Gia phả" đủ 42 cột — từ họ tên, đời, chi, cha mẹ, vợ chồng, ngày sinh/mất/giỗ âm lịch, cho tới quê quán, nơi ở, nghề nghiệp, điện thoại, email, nơi an táng, link Google Maps, ảnh chân dung, mã hộ, thành tích, tiểu sử, và nhóm danh vị gia phả cổ truyền (tên hiệu, chức vụ lúc sinh thời, truy phong sau khi mất) cùng trình độ học vấn, tình trạng hôn nhân, nhóm máu — kèm 5 dòng ví dụ mẫu, dòng tiêu đề đã khoá sẵn và các ô Giới tính / Vai trò / Tình trạng có sẵn danh sách chọn để khỏi gõ sai. Không nhớ cột nào để làm gì thì rê chuột lên ô tiêu đề (ô có góc đỏ nhỏ) hoặc bấm vào ô đang điền — lời giải thích tự hiện ra. Trang "Hướng dẫn" giải thích từng cột ghi thế nào, cột nào bắt buộc. Cứ xoá 5 dòng ví dụ rồi điền của họ mình, không cần điền hết mọi cột. Ai quen dùng CSV thì vẫn có nút tải tệp mẫu CSV với đúng 42 cột đó.
Cách nhanh nhất: mở Google Maps trên điện thoại, bấm giữ vào đúng điểm cần đánh dấu cho tới khi hiện ghim đỏ, chọn Chia sẻ rồi Sao chép đường dẫn — dán thẳng vào cột "Link Google Maps" trong tệp mẫu, máy tự bóc toạ độ ra. Lưu ý link chia sẻ trên điện thoại là link rút gọn dạng maps.app.goo.gl, máy chủ không mở ra được; anh chị mở link đó bằng trình duyệt, đợi bản đồ hiện lên rồi sao chép lại đường dẫn dài trên thanh địa chỉ (đường dẫn có chứa @21.02…,105.80…) thì máy đọc được ngay. Ai đã có sẵn số toạ độ thì điền thẳng vào hai cột Vĩ độ và Kinh độ, số tự điền luôn được ưu tiên hơn link.
Được. Giao diện tự co theo màn hình. Anh chị còn có thể "cài" website thành ứng dụng trên màn hình chính: mở bằng Chrome/Safari rồi chọn "Thêm vào màn hình chính" — mở nhanh như app, xem được cả khi mất mạng tạm thời.
Phả ký — phần chữ của cuốn phả
Anh chị giở một cuốn gia phả cũ ra mà xem: mở sách bao giờ cũng là bài tựa, rồi tới phần chép nguồn gốc dòng họ, tộc ước gia huấn, hành trạng công đức các cụ, ký sự nhà thờ họ, lệ giỗ chạp, câu đối sắc phong. Bảng tên người thường nằm mãi phía sau. Phần chữ ấy gọi là phả ký — nó mới là hồn của cuốn phả, còn bảng tên chỉ là bộ xương. Bảng tên cho biết cụ Tổ sinh năm 1780 mất năm 1848; nó không cho biết vì sao cụ bỏ đất Kinh Bắc mà về đây, cụ làm nghề gì nuôi được đàn con, năm đói cụ mở kho thóc cứu cả làng ra sao. Những chuyện ấy các cụ già trong họ còn nhớ, nhưng chỉ còn nhớ được ít năm nữa thôi. Chép được vào đây là giữ lại được.
Mười phần, xếp đúng thứ tự cuốn phả xưa. (1) Lời tựa — vì sao chép, chép từ đâu ra, ai chép. (2) Nguồn gốc dòng họ — họ ta từ đâu đến, cụ Thuỷ tổ là ai, vì sao dừng chân ở đất này. (3) Tộc ước · Gia huấn — lời răn dạy, phép nhà, quy ước con cháu phải giữ. (4) Hành trạng các cụ — sự tích, công đức, giai thoại từng vị đáng nhớ. (5) Từ đường · Mộ tổ · Đất tổ — nhà thờ họ dựng năm nào, mấy lần trùng tu, ai công đức. (6) Lệ giỗ chạp · Phong tục — giỗ tổ ngày nào, cỗ bàn ra sao, ai chủ tế, chia phần thế nào. (7) Văn thơ · Câu đối · Sắc phong — hoành phi, câu đối, thơ phú, văn bia, chép kèm dịch nghĩa. (8) Việc họ qua các đời — biên niên: năm nào họp họ, tu bổ mộ tổ, lập quỹ khuyến học. (9) Ngoại phả · Phụ lục — chi thất lạc, họ thông gia, khảo dị, tồn nghi. (10) Lời bạt — dặn dò người chép tiếp đời sau. Không phải phần nào cũng bắt buộc; họ nào có gì chép nấy.
Đây đúng là chỗ khó nhất, nên phần nào cũng đã có sẵn một bài mẫu. Bấm "Soạn bài" ở phần ấy là ô soạn thảo hiện ra sẵn một dàn ý hoàn chỉnh, kèm những câu hỏi gợi ý đặt trong ngoặc vuông ngay tại chỗ cần điền — kiểu như "kể lý do thật: cuốn phả cũ bị mối xông, hay thất lạc thời chiến tranh?", "ghi rõ nguồn để đời sau còn tra được: bia đá ở đâu, lời kể của cụ nào, ghi ngày nào?". Anh chị chỉ việc trả lời từng câu bằng chuyện nhà mình rồi xoá phần trong ngoặc vuông đi, thế là thành một bài hoàn chỉnh. Không cần văn hay chữ tốt — con cháu đời sau cần biết sự thật, không cần đọc văn chương. Viết được đoạn nào lưu bản nháp đoạn ấy, hôm sau mở ra viết tiếp, không phải xong ngay một lúc. Nên bắt đầu từ Lời tựa và Nguồn gốc dòng họ.
Vì không có cái máy nào biết chuyện của họ nhà mình. Máy có thể viết ra một bài trơn tru, nghe rất kêu, nhưng chỗ nào không biết nó sẽ đoán — mà một cuốn gia phả có chuyện bịa lẫn vào thì hỏng cả cuốn: đời sau đọc, tin, chép tiếp, thế là cái sai thành gia sử. Chúng tôi cố ý không làm thế. Thay vì bịa hộ, phần mềm đưa đúng những câu hỏi mà người trong họ trả lời được — hỏi trúng thì các cụ kể ra được ngay, mà chữ nào cũng là chữ thật. Bù lại, phần mềm lo hết những việc máy làm giỏi hơn người: xếp bài đúng thứ tự cuốn phả, đếm chữ, ước lượng thời gian đọc, dàn trang cho đẹp, và in kèm vào cuốn PDF khi cần.
Cứ gõ như gõ tin nhắn, cách một dòng trống là sang đoạn mới — thế là đủ dùng. Muốn kỹ hơn thì có bốn dấu, gõ ở đầu dòng. Hai dấu thăng "##" rồi cách một khoảng là dòng ấy thành tiểu mục in đậm màu son. Dấu lớn hơn ">" là khối thơ, câu đối hay trích dẫn — hiện ra lùi vào, nền vàng nhạt, chữ nghiêng, mỗi dòng thơ gõ một dòng và đầu dòng nào cũng đặt dấu ">". Dấu gạch ngang "-" là gạch đầu dòng danh sách. Còn muốn nhấn mạnh một cụm chữ giữa câu thì kẹp hai dấu sao mỗi bên, ví dụ gõ hai sao rồi "cụ Thuỷ tổ" rồi hai sao nữa. Bảng nhắc bốn dấu này luôn hiện bên phải ô soạn thảo, không phải nhớ. Gõ nhầm cũng không sao — bấm "Lưu bản nháp" rồi mở ra xem, chưa vừa ý thì sửa lại.
Bản nháp là bài đang viết dở: trong mục lục nó có nền kẻ sọc mờ cho dễ nhận, chỉ người trong họ có quyền sửa mới thấy, và không bị in vào cuốn PDF. Bài đã đăng là bài anh chị thấy được rồi, đem in đóng sách được — nó hiện cho cả họ đọc và được in kèm khi xuất PDF. Bấm nút "📖 Đăng vào phả ký" lúc lưu, hoặc bấm nút mũi tên trong mục lục để đổi qua đổi lại lúc nào cũng được, không mất bài. Ngoài ra mỗi bài còn một ô riêng "Cho khách ngoài họ đọc được" — tích ô ấy thì người ngoài vào xem trang họ mình cũng đọc được bài đó, thường dùng cho lời tựa và nguồn gốc dòng họ; những chuyện riêng trong nhà thì cứ để không tích.
Được, và đây mới là chỗ phả ký phát huy tác dụng. Vào Xuất PDF, ở mục "Kèm thêm" tích ô "Kèm phả ký" (ô này tự hiện khi họ ta đã có bài đã đăng, và mặc định được tích sẵn). Bản in ra sẽ theo đúng lối cuốn phả xưa: lời tựa, nguồn gốc dòng họ, tộc ước, hành trạng các cụ… lên trước, mỗi phần bắt đầu ở một trang mới, rồi mới tới "Phần chép người" là bảng tên theo đời. Chữ phần phả ký được dàn to hơn và giãn dòng rộng hơn phần bảng tên, vì đây là phần để đọc chứ không phải để tra. Mang tệp PDF ấy ra hiệu in, đóng bìa cứng là thành cuốn gia phả đặt lên ban thờ họ được.
Có. Lúc soạn bài, ở cột bên phải có ô "Gắn với người trong họ" — chọn tên cụ ấy. Từ đó ai bấm vào ô của cụ trên cây phả hệ sẽ thấy ngay mục "📖 Phả ký chép về cụ" với đường dẫn sang bài, đọc được cả sự tích lẫn công đức chứ không chỉ có năm sinh năm mất. Ô này hay dùng nhất cho phần Hành trạng các cụ, nhưng phần nào cũng gắn được — ví dụ bài ký sự từ đường gắn với cụ đứng ra dựng nhà thờ. Một bài chỉ gắn được một người; muốn nhắc tới nhiều cụ trong cùng một bài thì cứ viết chung, chỉ gắn vị chính.
Cây phả hệ & thành viên
Ba nút ở đầu trang Phả hệ đổi cách vẽ, dữ liệu vẫn là một. Cây dọc là lối quen thuộc nhất: cụ Tổ trên cùng, con cháu toả xuống dưới, hợp khi xem một chi hoặc bốn năm đời. Cây ngang xoay cả cây nằm ngang, cụ Tổ bên trái, đời sau chạy dần sang phải — họ nào chép được mười mấy đời thì kiểu này đỡ phải cuộn dọc mỏi tay. Hình quạt gom cả họ vào một vòng tròn, cụ Tổ ở tâm, mỗi vòng ra ngoài là một đời: nhìn một cái là biết chi nào đông con cháu, chi nào thưa, và vừa vặn để chụp màn hình gửi vào nhóm Zalo của họ.
Có ba cách, dùng chung với nhau được. (1) Vòng tròn "−" nhỏ ở góc dưới mỗi ô: bấm là gấp cả nhánh con cháu của người ấy lại, vòng tròn đổi thành con số cho biết đang giấu bao nhiêu người, bấm lần nữa là mở ra. (2) Ô "Số đời": chọn 3 – 4 đời đầu thì máy chỉ vẽ tới đó. (3) Hai nút "⊟ Thu gọn hết" và "⊞ Mở hết" gấp hoặc bung toàn bộ cây trong một nhát. Dòng chữ bên phải thanh công cụ luôn nhắc "đang hiện bao nhiêu người, đang gấp bao nhiêu người" nên không bao giờ sợ bỏ sót ai mà không biết.
Trên máy tính: lăn nút giữa chuột để phóng to thu nhỏ ngay tại chỗ con trỏ đang chỉ, giữ chuột trái kéo để dời cây, hoặc bấm hai nút "＋" "−" ở góc dưới bên phải khung. Bấm "Vừa khung" là cây trở về đúng cỡ ban đầu. Bàn phím thì phím + và − để phóng, phím 0 để về cỡ cũ. Trên điện thoại và máy tính bảng: chụm hai ngón để phóng, một ngón để kéo — y như xem bản đồ. Kéo cây đi rồi nhả tay ra sẽ không bị mở nhầm hồ sơ người nằm dưới ngón.
Được. Cách xem đang mở — kiểu cây, những nhánh đã gấp, số đời, người đang chọn — đều nằm ngay trên thanh địa chỉ của trình duyệt. Cứ chép cả đường dẫn ấy gửi vào nhóm Zalo hay Messenger; người trong họ mở ra thấy y hệt, khỏi phải dặn "bấm nút này, gấp nhánh kia". Vị trí phóng to và chỗ đang xem cũng được nhớ lại theo từng kiểu cây, nên bấm vào một người rồi quay ra không bị văng về đầu cây.
Đó là chỗ dành cho họ có nhiều hơn một cụ Tổ. Nếu cả họ chỉ từ một cụ mà ra thì cụ ấy nằm giữa tâm quạt. Còn khi trong máy đang có mấy cụ đứng đầu (thường vì gia phả chép từ mấy chi khác nhau, chưa nối được lên trên), tâm quạt sẽ hiện tên dòng họ kèm dòng "N cụ tổ" cho khỏi trống, và các cụ ấy nằm ở vòng trong cùng. Nếu thật ra các cụ ấy có chung một ông tổ, hãy thêm cụ tổ chung rồi vào Sắp xếp & chuyển nhánh nối các chi lại — hình quạt sẽ tự gom về một tâm.
Cả cây được máy chủ vẽ sẵn thành một bức hình vector rồi mới gửi về, nên máy của anh chị không phải tính toán gì — họ vài trăm người vẫn mở nhanh. Phóng to hay kéo cây chỉ là dịch một tấm hình chứ không vẽ lại, máy yếu vẫn mượt. Trình duyệt nào tắt JavaScript thì cây vẫn hiện đầy đủ và bấm vào từng người vẫn xem được hồ sơ, chỉ mất phần phóng to kéo thả thôi.
Bấm nút vàng "＋ Thêm thành viên" ở góc trên bên phải — nút này có ở mọi trang. Điền họ tên, giới tính, năm sinh rồi chọn Cha trong danh sách. Chọn đúng cha là đời (thế hệ) tự tính, không phải nhập tay.
Ngoài họ tên, giới tính, đời và cha mẹ, mỗi người còn ghi được: tên thường gọi, tên huý/thuỵ, con thứ mấy, vai trò trong họ (thuỷ tổ, trưởng họ, trưởng chi, dâu, rể, con nuôi…), ngày sinh — ngày mất — ngày cưới đầy đủ theo dương lịch, ngày giỗ âm lịch, quê quán, nơi ở hiện nay, nghề nghiệp, điện thoại, email, mã hộ, toạ độ GPS nhà ở hoặc nơi an nghỉ, và một tấm ảnh chân dung dùng làm avatar trên cây.
Ngay trong form thêm/sửa thành viên có ô "Ảnh chân dung" — chọn ảnh từ máy hoặc chụp thẳng bằng điện thoại. Ảnh tự lưu vào kho của họ, hiện thành avatar tròn trên cây phả hệ, trong panel hồ sơ và trên thẻ ở trang Thành viên. Nhận JPG, PNG, WEBP, GIF, tối đa 12MB mỗi tấm.
Mở hồ sơ người đó, tích ô "Không công khai thông tin cá nhân". Từ đó chỉ trưởng tộc, ban quản trị và chính người ấy còn nhìn thấy điện thoại, email, địa chỉ, ngày sinh đầy đủ; người khác trong họ chỉ thấy một dòng "Gia đình xin giữ kín". Tên và vị trí trên cây thì vẫn hiện, nếu giấu luôn thì đứt mạch cha con.
Ba cách. (1) Đang đứng tại chỗ: bấm "📍 Lấy vị trí tôi đang đứng", máy tự điền. (2) Ngồi nhà: mở Google Maps, nhấn giữ vào đúng điểm cần đánh dấu, toạ độ hiện ra ở dưới — chép cả cụm "21.0278, 105.8342" dán vào ô Vĩ độ, hệ thống tự tách sang ô bên cạnh. (3) Gõ địa chỉ rồi bấm "🗺 Tìm trên Google Maps". Điền xong có bản đồ vệ tinh xem trước ngay dưới ô nhập.
Đời được tính từ Cha nên gần như luôn do chọn nhầm cha. Mở hồ sơ người đó, sửa lại ô Cha cho đúng thì cả nhánh con cháu bên dưới tự dồn lại đúng đời. Riêng cụ Tổ để trống ô Cha và đặt đời 1.
Vẫn thêm như một người bình thường nhưng để trống ô Cha, rồi ghép đôi với người trong họ. Người gả vào sẽ hiện thành cột vợ/chồng bên cạnh, không chiếm một đời riêng trên cây.
Con nuôi có ô ghép vào đúng cặp vợ chồng nhận nuôi, cây sẽ vẽ bằng nét đứt để phân biệt. Người có nhiều đời vợ thì tạo nhiều cặp, mỗi cặp gắn đúng những người con của cặp đó.
Điền thêm tên húy, tên thụy, biệt hiệu và năm sinh — cây và danh sách sẽ hiện kèm để phân biệt. Nếu là cùng một người bị nhập hai lần thì dùng trang Đối soát để gộp lại.
Không mất hẳn. Bản chạy MySQL xóa theo lối "xóa mềm": hồ sơ chỉ bị đánh dấu ẩn đi và khôi phục lại được. Việc gộp hồ sơ trùng cũng có nhật ký và nút hoàn tác riêng.
Vào trang Xưng hô, chọn tên mình và tên người kia. Phần mềm lần theo phả đồ tìm cụ chung gần nhất của hai người rồi nói rõ cả hai chiều: mình gọi người ấy là gì, người ấy gọi lại mình là gì, kèm giải thích vì sao (chung cụ nào, hơn kém mấy đời, bên nội hay bên ngoại). Bên trong nhà thờ họ hay ngày giỗ tổ, con cháu ở xa về không biết chào ai thế nào thì mở trang này ra là xong.
Là hai người ấy chưa nối được với nhau trên phả đồ: hoặc người đó chưa ghi tên cha, hoặc chưa ghi là vợ/chồng của ai trong họ, nên máy không có đường nào để lần ra quan hệ. Mở hồ sơ người đó, điền tên cha (hoặc gắn vợ/chồng) là bảng xưng hô hiện ra ngay. Đây cũng là cách dò nhanh xem trong họ còn ai bị "đứng lẻ" ngoài cây.
Ngày giỗ & nhắc nhở
Gõ dạng "12 tháng Hai". Tên tháng dùng: Giêng, Hai, Ba, Tư, Năm, Sáu, Bảy, Tám, Chín, Mười, Một (tháng 11), Chạp (tháng 12). Nhập đúng mẫu này thì lịch giỗ tự sắp đúng thứ tự trong năm và tự đổi ra ngày dương từng năm.
Có. Lịch vạn niên tính ngay trong phần mềm theo múi giờ Việt Nam, xử lý cả tháng nhuận, nên ngày giỗ dương lịch mỗi năm một khác vẫn ra đúng mà không cần nối mạng đi tra ở đâu.
Vào Nhắc giỗ, đặt nhắc trước bao nhiêu ngày (thường 7 ngày và 1 ngày). Phần mềm sẽ hiện chuông báo trên web, gửi email cho những người bật nhận thư, và đẩy thông báo vào điện thoại ai đã cho phép. Ngoài ra có địa chỉ lịch để cả họ đăng ký vào lịch điện thoại — máy tự nhắc kể cả khi không mở web.
Kiểm tra ba chỗ: (1) trang Tài khoản đã bật "nhận email" chưa; (2) trưởng tộc đã khai báo hòm thư gửi đi ở trang Cài đặt gửi email chưa — chưa khai thì hệ thống không gửi được lá nào; (3) thư có thể nằm trong hộp Spam, đánh dấu "không phải spam" một lần là lần sau vào đúng hộp thư đến.
Trang Ngày tốt có lịch vạn niên: xem ngày hoàng đạo, hắc đạo, giờ tốt trong ngày, can chi từng ngày để họ chọn ngày làm việc lớn.
Mộ phần
Đứng cạnh mộ, mở Google Maps trên điện thoại, nhấn giữ vào đúng vị trí cho hiện ghim đỏ, hai con số hiện ra ở ô tìm kiếm chính là vĩ độ và kinh độ — chép vào hai ô tương ứng. Sau đó con cháu chỉ cần bấm "Mở Google Maps dẫn đường" là máy dẫn tới tận nơi.
Hồ sơ mộ có ô tình trạng và ô ngày cải táng riêng, ghi được cả người trông coi phần mộ. Ghi rõ vào đây để đời sau biết ngôi nào đã sang cát, ngôi nào còn chờ.
Vào mục "Nhà thờ họ" trong menu. Mỗi nơi ghi được tên, loại (nhà thờ họ, từ đường, nhà thờ chi, khu mộ tổ, lăng miếu tổ), địa chỉ, toạ độ GPS, người trông coi, số điện thoại, ảnh và mô tả. Có bản đồ vệ tinh hiện ngay trên thẻ và nút "Dẫn đường" mở thẳng Google Maps.
Mỗi địa điểm có sẵn một mã QR ngay trên thẻ. Chụp màn hình gửi vào nhóm Zalo của họ, hoặc in ra dán ở nhà thờ họ — ai quét cũng ra ngay bản đồ dẫn đường tới đúng nơi, không phải hỏi han lòng vòng.
Giữ dữ liệu sạch, in ấn
Vào mục "Sức khoẻ gia phả". Máy đọc lại từ đầu đến cuối rồi liệt kê những chỗ không thể xảy ra ngoài đời: con sinh trước cha, cha mười hai tuổi đã có con, cụ thọ trăm ba mươi tuổi, năm mất trước năm sinh, lần theo đường cha ông lại quay về chính người đó. Mỗi chỗ chia làm ba mức — "Chắc chắn sai" (gần như chắc là gõ nhầm), "Nên xem lại" (phần lớn là nhầm nhưng vẫn có trường hợp thật), "Chỉ ghi chú" (hoàn toàn có thể đúng, nêu ra để bác biết). Cứ sửa hết mức đỏ trước là gia phả đã sạch được phần lớn.
Đây là hai chuyện khác hẳn nhau nên để riêng hai vòng. "Độ chính xác" nói về những gì đã ghi: có mâu thuẫn với nhau không — một gia phả mới có mười người nhưng không sai chỗ nào vẫn đạt điểm cao. "Độ đầy đủ" nói về những gì còn thiếu: bao nhiêu cụ chưa có năm sinh, chưa có ngày giỗ, chưa có ảnh, chưa biết phần mộ ở đâu. Một gia phả chép đủ ba trăm người mà chưa ai có ngày giỗ thì chính xác vẫn cao nhưng đầy đủ sẽ thấp. Gộp hai con số lại theo tỉ lệ 6–4 ra điểm chung và xếp loại. Đừng đuổi theo con số tròn trăm — có những cụ đời xa thật sự không còn ai nhớ năm sinh, để trống mới là trung thực.
Ảnh & tài liệu
Được. Vào AI Ảnh, tải ảnh lên rồi chọn "Phục chế toàn diện" — máy làm nét toàn ảnh, làm rõ khuôn mặt và tô màu nếu ảnh đen trắng. Cũng có thể chọn riêng từng việc: chỉ tô màu, chỉ làm nét, hoặc phóng to 4 lần để in ảnh thờ khổ lớn.
Không. Phần xử lý ảnh chạy ngay trên máy chủ của dòng họ, ảnh không rời khỏi máy. Đây là lý do lần đầu dùng phải tải bộ mô hình về cài đặt một lần.
Kho Di Sản Số. Tải ảnh chụp hoặc bản quét lên, đặt tên, ghi năm và gắn vào đúng người hoặc đúng dòng họ. Về sau tra theo người hoặc theo năm đều ra.
Bấm vào một tấm ảnh bất kỳ, ảnh mở to giữa màn hình. Từ đó bấm phím ← → để sang ảnh trước hoặc ảnh sau (Home về ảnh đầu, End tới ảnh cuối, Esc để đóng). Trên điện thoại thì lướt ngón tay sang trái phải để đổi ảnh, vuốt xuống để đóng. Bấm vào ảnh một cái nữa là phóng to xem chi tiết, nút 🎞️ Dải ảnh mở hàng ảnh nhỏ ở đáy để nhảy nhanh tới tấm bất kỳ. Đang lọc theo người hay theo album thì chỉ xem trong đúng nhóm ảnh đó.
Được. Kho Di Sản nhận .mp4 .mov .webm .avi .wmv .mkv… và .mp3 .m4a .wav .amr… Loại nào trình duyệt mở được thì trong lưới hiện ngay khung hình đầu của đoạn phim kèm dấu ▶ và độ dài, bấm vào là phát giữa màn hình. Loại nào trình duyệt chịu thua (máy quay đời cũ cho ra .avi .wmv, một số tệp .mov của iPhone dùng mã HEVC) thì phần mềm nói thẳng ra chứ không để ô đen im lìm, và tệp vẫn giữ nguyên trong kho để tải về xem bằng phần mềm khác — muốn cả họ xem được ngay trên web thì chuyển sang MP4 rồi tải lại. Lưu ý mức nhận vào của máy chủ: đang là 1023 MB mỗi tệp, mà một đoạn phim vài phút thường nặng hơn thế nhiều.
Được. Tải tấm ảnh cầu lên Kho Di Sản như ảnh thường; máy Theta, Insta360 hay chế độ Panorama 360 của điện thoại đều ghi sẵn lời khai trong tệp nên phần mềm tự nhận ra, ô ảnh nhỏ hiện dấu 🌐 360°. Bấm vào là mở giữa màn hình dưới dạng vòm: giữ chuột kéo để nhìn quanh, lăn chuột để phóng to thu nhỏ, trên điện thoại thì miết ngón tay và chụm hai ngón. Nút ⟳ Tự xoay cho ảnh tự quay chầm chậm để chiếu lên màn hình ngày giỗ, ◎ Về giữa đưa tầm nhìn về chỗ ban đầu, ⛶ mở toàn màn hình, Esc để đóng. Bàn phím cũng dùng được: ← → ↑ ↓ để xoay, + − để phóng.
Vì tấm ảnh đã đi qua Zalo, Messenger hoặc Facebook trước khi tải lên. Những ứng dụng ấy nén lại ảnh và cắt bỏ phần khai báo 360° nằm trong tệp — ảnh cầu vẫn còn nguyên vẹn, chỉ là không còn lời nào nói cho phần mềm biết đó là ảnh cầu, nên máy không thể tự đoán. Cách sửa: tìm tấm ấy trong lưới Kho Di Sản rồi bấm nút 🌐 Đánh dấu 360° ngay dưới ô ảnh, xong bấm lại vào ảnh là xoay được. Lúc đang tải lên thì tick sẵn ô "🌐 Đây là ảnh toàn cảnh 360°" cho đỡ phải quay lại. Cả kho có sẵn nhiều ảnh cũ thì bấm 🌐 Quét lại kho tìm ảnh 360° ở cột bên trái — nút này chỉ đọc chứ không sửa và không xoá tệp nào, và nó chỉ tự bật cho những tấm còn giữ được lời khai gốc; tấm nào chỉ đúng tỉ lệ 2:1 mà không khai gì thì nó mách chứ không tự bật, vì tự bật nhầm một tấm phong cảnh cắt dài sẽ cho ra cái vòm méo mó. Muốn giữ nguyên lời khai thì gửi ảnh cho nhau bằng cách chép thẳng thẻ nhớ hoặc gửi kiểu "tệp/tài liệu" thay vì gửi kiểu ảnh.
Không hỏng. Đó là phần máy ảnh không với tới. Nhiều máy chụp 360° chỉ quét được một dải quanh tầm mắt, chừa lại đỉnh đầu và chỗ chân máy; tệp có ghi rõ phần nào chụp được nên phần mềm để trống đúng chỗ ấy. Phần mềm cố ý không kéo giãn mấy hàng điểm ảnh cuối cho kín vòm: làm thế thì nhìn qua tưởng đủ, nhưng chỗ đỉnh sẽ nhoè thành vệt xoáy và người xem không biết đâu là ảnh thật đâu là máy bịa ra. Lúc tải lên phần mềm cũng báo trước câu "tấm này chụp thiếu một phần vòm", và khi mở ảnh có dòng nhắc ngay dưới màn hình.
Vòm xoay cần WebGL — phần vẽ ba chiều của trình duyệt. Máy cũ, máy văn phòng tắt tăng tốc phần cứng, hoặc trình duyệt đời quá cũ thì không có. Khi ấy phần mềm không để màn hình đen im lìm mà hạ xuống hiện tấm ảnh trải phẳng, kéo thanh cuộn ngang là xem được hết, kèm câu giải thích vì sao. Hai nút ⟳ Tự xoay và ◎ Về giữa lúc đó tự ẩn đi, vì để lại thì bấm chẳng có gì nhúc nhích, người dùng lại tưởng máy hỏng nặng hơn thực tế; nút ⛶ toàn màn hình và ⬇ tải ảnh gốc vẫn còn vì hai thứ đó vẫn chạy thật. Muốn xem được vòm thì thử bật lại "tăng tốc phần cứng" (hardware acceleration) trong phần cài đặt của Chrome hoặc Edge rồi mở lại trình duyệt, hoặc mở trang bằng điện thoại — điện thoại đời mười năm nay đều có WebGL.
Trước đây đó là dấu hiệu tệp vượt mức post_max_size của PHP: máy chủ vứt cả gói tin trước khi phần mềm kịp nhận, nên không có mã lỗi nào để báo và trang nạp lại y như chưa ai bấm gì. Từ bản này phần mềm nhận ra trường hợp ấy và nói rõ tệp nặng bao nhiêu, máy chủ nhận tối đa bao nhiêu (hiện là 1023 MB) cùng chỗ sửa. Muốn nới mức thì mở php.ini (trong XAMPP bấm Config cạnh dòng Apache rồi chọn PHP (php.ini)), sửa cả hai dòng upload_max_filesize và post_max_size — sửa một dòng thôi là chưa đủ — rồi khởi động lại Apache.
Ảnh nằm trong thư mục uploads/ trên chính máy chạy phần mềm, không gửi đi đâu và không mất phí thuê chỗ. Mỗi ảnh chụp bằng điện thoại thường 0,5–3MB, nên 1.000 tấm rơi vào khoảng 1–2GB — rất nhẹ so với ổ đĩa máy tính ngày nay. Máy chủ này đang nhận tối đa 1023 MB mỗi tệp — mức ấy do PHP quyết định chứ không phải phần mềm, muốn nhận tệp nặng hơn (nhất là phim) thì sửa upload_max_filesize và post_max_size trong php.ini rồi khởi động lại Apache. Cơ sở dữ liệu chỉ ghi tên tệp và lời chú thích nên gần như không tăng. Phần AI Ảnh dùng lại ảnh gốc sẵn có thay vì chép thêm bản mới, nên chỉnh sửa nhiều lần cũng không phình ổ đĩa.
Vào 🧹 Dọn kho tệp ở thanh bên trái (chỉ trưởng tộc và quản trị vào được). Máy gom những tệp giống nhau y hệt từng byte thành từng nhóm, cho xem trước bản nào định giữ, bản nào định xoá, và liệt kê rõ tệp đó đang được dùng ở những đâu. Bấm gộp thì máy chuyển hết các chỗ đang trỏ vào bản thừa sang bản giữ lại rồi mới xoá tệp — không mất ảnh nào đang dùng. Nên chép dự phòng thư mục uploads/ và xuất một bản cơ sở dữ liệu trước khi bấm, vì xoá tệp là không lấy lại được.
Không. Lưới ảnh hiện bản nhỏ cạnh 480px chứ không tải ảnh gốc nữa — nhẹ hơn khoảng mười ba lần, mở trên điện thoại 3G cũng nhanh. Bản nhỏ máy tự làm dần, mỗi lượt vào trang vài tấm; muốn xong ngay thì vào 🧹 Dọn kho tệp bấm "⚡ Tạo trước ảnh nhỏ". Xem ảnh to, tải về hay đưa vào AI xử lý thì vẫn là ảnh gốc, không giảm chất lượng chút nào.
Mở hồ sơ người đó rồi tải ảnh lên ngay trong khung sửa. Ảnh này sẽ hiện trên cây phả hệ, trong danh sách thành viên và trên bản in PDF.
Vào trang 🙂 Khuôn mặt bấm "Quét kho ảnh". Phần mềm soi lần lượt từng tấm, khoanh ra các khuôn mặt tìm được và đọc mỗi khuôn mặt thành một dãy số. Xong thì bảng ở cuối trang hiện tất cả các khuôn mặt ấy, anh chị gõ tên vào ô dưới mỗi ô mặt rồi bấm Lưu. Gắn được vài cái tên là phần mềm bắt đầu tự tìm những khuôn mặt giống hệt trong các tấm khác và đưa lên hỏi "người này có phải cụ ấy không" — gật hay lắc một cái là xong, không phải gõ lại tên. Quét lần đầu mất vài giây mỗi tấm, cứ để đấy mà làm việc khác, quét xong nó nhớ luôn nên lần sau chỉ quét những tấm mới thêm vào.
Máy KHÔNG BAO GIỜ tự khẳng định ai là ai — nó chỉ đoán, và mọi chỗ hiện ra đều ghi rõ đó là máy đoán: trong bảng thì viền vàng kèm chữ "máy gắn · giống 78% — chưa ai xác nhận", còn dưới mỗi tấm ảnh trong Kho Di Sản thì đứng thành một dòng riêng có dấu 🤖. Chỉ khi có người trong họ ngồi gật thì cái tên mới chuyển sang viền xanh với chữ "người xác nhận". Hồ sơ từng người và dải ảnh "có mặt cụ này" chỉ lấy những tấm ĐÃ CÓ NGƯỜI GẬT, tuyệt đối không lấy tấm máy mới đoán — vì hồ sơ là chỗ con cháu chép lại, treo một phỏng đoán lên đấy thì đời sau chép thành sự thật.
Không. Toàn bộ phần soi mặt chạy bằng bộ chương trình nằm ngay trong thư mục tools/ai/ trên chính máy chủ của dòng họ — không gọi ra mạng, không gửi tấm ảnh nào đi đâu. Đây là ảnh người trong nhà, nhiều người còn sống, nên phần mềm cố ý không dùng bất cứ dịch vụ nhận diện nào của bên ngoài. Đổi lại, lần đầu dùng phải tải bộ mô hình về cài một lần ở trang Cài đặt AI.
Trong bảng khuôn mặt, dưới mỗi ô có nút "Không phải mặt người" — bấm là thẻ ấy biến mất. Quét lại kho về sau cũng KHÔNG làm nó sống dậy: phần mềm ghi sổ riêng những tấm đã soi rồi, nên tấm đã quét thì lần sau nó bỏ qua, công anh chị bỏ ra không bị xoá đi mà không báo. Muốn soi lại thật sự thì bấm "Quét lại từ đầu" — lúc ấy nó nói rõ là sẽ dựng lại các thẻ đã bỏ.
Hầu như không. Mặt người đổi quá nhiều theo tuổi, ảnh cụ hai mươi và ảnh cụ bảy mươi thì máy đọc ra hai dãy số khác hẳn nhau. Xin nhớ cho: "máy không tìm thấy" ở đây có nghĩa là "máy không nhận ra", tuyệt đối không có nghĩa là "không phải cụ ấy" — chỗ nào biết chắc thì anh chị cứ gõ tay tên vào, tên người gõ luôn được coi trọng hơn máy. Mấy trường hợp khác máy cũng chịu: ảnh quá mờ, mặt chụp nghiêng quá, mặt bé hơn chừng 28 điểm ảnh. Ngược lại, anh chị em ruột giống nhau thì máy có thể nhầm — cũng vì thế nó mới phải hỏi chứ không tự gắn.
Không phải. Đó là những tấm phần mềm soi giữa chừng thì đổ — tệp hỏng, ảnh mất khỏi thư mục uploads/, hoặc bộ AI trục trặc. Trong những tấm ấy có ai hay không thì hiện chưa ai biết cả. Phần mềm cố ý tách chúng ra một ô đỏ riêng thay vì gộp vào "đã quét", vì gộp vào thì anh chị đọc con số "đã quét 40 tấm" rồi yên tâm là đã soi hết — yên tâm nhầm còn tệ hơn không biết gì. Ô đỏ liệt kê rõ tên từng tấm kèm đúng câu máy đã kêu, và có nút "Thử quét lại" riêng cho mấy tấm đó.
Ba lối, đều ra cùng một chỗ. Mở hồ sơ cụ ấy trong Thành viên, kéo xuống dưới cùng khung sửa sẽ thấy dải ảnh "🙂 N ảnh trong Kho Di Sản có mặt cụ này" — chỉ những tấm đã có người xác nhận. Hoặc trong Kho Di Sản, dưới mỗi tấm ảnh có ghi tên những người trong ảnh, bấm vào một cái tên là sang thẳng trang Khuôn mặt đã lọc sẵn về cụ ấy. Hoặc hỏi thẳng nút ❓: "có ảnh nào của cụ Nguyễn Văn Cả không".
Ai đã bật cờ "không công khai" trong hồ sơ thì tên hiện ra ở đâu cũng kèm dấu 🔒, và trang phả đồ công khai cùng các bản chia sẻ ra ngoài vẫn che đúng như xưa nay — phần khuôn mặt không nới rộng thêm chút nào. Bản thân việc soi mặt thì chạy trên chính máy chủ dòng họ nên không có ảnh nào ra khỏi nhà. Nếu trong họ có người không muốn mặt mình bị đánh dấu, cứ bấm "Không phải mặt người" để bỏ thẻ ấy đi, hoặc đừng gắn tên — không gắn thì trong sổ chỉ là một khuôn mặt vô danh.
Trao đổi trong họ
Trang Nhắn tin có phòng chung của cả họ và nhắn riêng từng người. Cần bàn gấp thì bấm gọi thoại hoặc gọi video ngay trong đó — người kia đang mở web sẽ nghe chuông báo ở bất kỳ trang nào.
Vào Câu Lạc Bộ, mỗi khoản thu chi ghi một dòng kèm người đóng, số tiền và lý do. Cả họ xem được tổng quỹ và từng khoản, nên minh bạch, không ai phải hỏi lại.
Tạo một cuộc bình chọn trong Câu Lạc Bộ (ví dụ "Có xây lại cổng nhà thờ họ không?"), đặt các phương án rồi gửi link vào nhóm Zalo. Kết quả đếm ngay, ai đã bỏ phiếu rồi thì không bỏ lại được.
Là bảng tin trực tiếp: ai vừa thêm người vào gia phả, vừa tải ảnh lên kho, vừa đóng quỹ, vừa cập nhật toạ độ mộ đều hiện lên đó và tự làm mới vài giây một lần, không phải bấm F5. Nội dung tin nhắn riêng tư thì không bao giờ hiện ở đây.
Tìm chi họ thất lạc
Đó đúng là việc trang Tìm chi họ thất lạc sinh ra để làm. Anh chị gõ những gì còn nhớ được — tên cụ tổ, cái làng cũ, đại khái đời thứ mấy, năm sinh nếu biết — máy dò khắp mục lục tổ tiên của những dòng họ đang mở, rồi xếp ra các dòng họ đáng ngờ là cùng gốc. Không cần nhớ đủ cả bốn thứ; chỉ mỗi tên cụ tổ cũng tra được, có thêm quê gốc thì càng chắc.
Tìm chi họ thất lạc →
Có. Máy đọc tên theo âm chứ không so từng chữ, nên "Chung" với "Trung", "Sơn" với "Xơn", "Dần" với "Giần" hay "Rần" đều gộp về một mối — đây là chỗ chép phả các miền hay lệch nhau nhất. Chữ đệm rơi mất cũng không sao: "Nguyễn Văn Bảy" vẫn khớp với "Nguyễn Bảy". Ngoài tên chính, máy còn dò cả tên thuỵ, tên hiệu, tên gọi ở nhà và mọi tên khác đã ghi trong hồ sơ — vì chi thất lạc rất hay chỉ nhớ cụ qua một cái tên không phải tên trong phả.
Là chỗ máy nói rõ vì sao nó ngờ, để anh chị tự cân nhắc chứ không phải tin suông một con số. Mỗi thẻ là một mẩu bằng chứng: "Tên trùng khít", "Tên đọc chệch nhưng cùng một âm", "Khớp với tên thuỵ", "Trùng quê gốc dòng họ: Làng Đông", "Năm sinh lệch 3 năm", "Cùng đời thứ 4". Tên cụ tính nặng nhất, rồi tới quê gốc, sau mới tới năm và đời. Thứ nào anh chị không điền thì máy không đem ra tính, nên tra bằng mỗi cái tên vẫn cho điểm đúng.
Không bao giờ. Máy chỉ chỉ chỗ đáng xem lại rồi dừng ở đó. Thấy đúng thì anh chị gửi một lời nhắn sang trưởng tộc bên kia — kể rõ nhà mình còn nhớ được gì — họ mở phả ra tra lại rồi trả lời. Việc nhận hay không nhận là việc của người trong họ, không phải việc của phần mềm.
Tìm chi họ thất lạc →
Đúng những thứ vốn đã khắc ngoài bia mộ và in trong cuốn phả giấy: tên các cụ ĐÃ MẤT (kể cả tên thuỵ, tên hiệu, tên gọi khác), năm sinh năm mất, đời thứ mấy, chi nào, quê quán, tên dòng họ. Hết. Địa chỉ, điện thoại, email, tiểu sử, ảnh, nghề nghiệp, toạ độ mộ đều không lộ. Và tuyệt đối không lộ NGƯỜI CÒN SỐNG — dù chỉ mỗi cái tên. Bốn lần chặn đặt ngay ở câu lệnh đọc dữ liệu chứ không phải ở lúc hiển thị: chỉ người đã mất, hồ sơ chưa đánh dấu riêng tư, dòng họ đang công khai, và trưởng tộc chưa tắt mục lục.
Trưởng tộc vào trang Chi họ thất lạc, bấm một nút "Rút họ ta khỏi mục lục" là xong — họ mình biến khỏi mục lục ngay lập tức, người ngoài không tra thấy tên cụ nào nữa. Cạnh cái nút ấy có khung "Người lạ đọc được đúng chừng này", bày sẵn vài dòng thật để anh chị xem trước rồi hãy quyết. Mặc định là bật với những dòng họ đang để công khai, vì tên các cụ đã mất vốn là thứ đọc to giữa sân từ đường ngày giỗ tổ — giấu đi thì mục lục chẳng còn nghĩa gì.
Ở mục Chi họ thất lạc trong phần Quản trị — có con số đỏ báo bao nhiêu lời nhắn chưa xem, và trưởng tộc cùng ban quản trị còn nhận được email báo. Mỗi lời nhắn ghi rõ họ tên người gửi, cách liên hệ, cụ tổ và quê gốc họ nhớ được, cùng điểm máy chấm. Xem xong đánh dấu lại một trong bốn trạng thái: đang tra lại phả, đúng là cùng gốc, không phải họ ta, hoặc bỏ qua — kèm ghi chú để người trong họ sau này đọc còn biết đã tra tới đâu.
Việc họ
Đúng chỗ này là thứ trang Việc họ làm cẩn thận nhất. Lúc thêm việc, anh chị chọn "🌙 Ngày âm" rồi điền mùng 10 tháng Giêng — không phải điền ngày dương. Máy giữ lấy ngày âm ấy làm gốc, rồi mỗi năm tự quy đổi lại một lần: giỗ mùng 10 Giêng rơi vào 15/02/2027, 04/02/2028, 22/02/2029 — mỗi năm một ngày dương khác nhau, không phải cộng thêm 365 ngày cho xong. Năm âm anh chị điền chỉ là cái mốc; việc lặp hằng năm thì máy tự đẩy sang kỳ sắp tới, nên điền năm cũ cũng không sao.
Máy lùi về tháng thường cùng số, không bao giờ để giỗ rơi mất. Ví dụ giỗ mùng 5 tháng Sáu nhuận: năm nào âm lịch có tháng Sáu nhuận thì đúng tháng nhuận, năm nào không có thì lấy mùng 5 tháng Sáu thường. Ngày 29 tháng Hai dương lịch cũng vậy — năm không nhuận thì lùi về 28.
Trưởng tộc mở trang việc ấy, sao tấm thiếp mời rồi dán vào nhóm Zalo của họ. Ai bấm vào cũng mở được, không phải đăng ký gì cả — chỉ điền tên, số người về, có góp gì không, rồi bấm ghi danh. Ghi xong máy cấp cho mỗi nhà một đường dẫn riêng; lần sau đổi ý, mở lại đúng đường dẫn ấy là sửa được lời cũ chứ không đẻ ra dòng thứ hai. Máy còn nhớ trong trình duyệt một năm, sang giỗ năm sau mở lại vẫn biết mình là ai.
Không. Tấm thiếp chỉ hiện tên việc, ngày giờ, nơi tổ chức, lời dặn của trưởng tộc và mấy con số CHUNG: bao nhiêu nhà đã trả lời, bao nhiêu người sẽ về, đang liệu mấy mâm. Tên từng nhà, số điện thoại, lời nhắn riêng và nhà nào góp gì đều ở lại trong sổ của người lo việc, chỉ người trong họ có quyền mới xem được. Mỗi người mở tấm thiếp cũng chỉ thấy lại đúng lời của chính mình, không thấy của nhà khác. Muốn khoá hẳn thì trưởng tộc bấm "đóng thiếp mời"; cần thay thì bấm "cấp mã mới", đường dẫn cũ hết hiệu lực ngay lập tức.
Trang tự liệu giúp. Mỗi nhà ghi danh đều khai số người về, máy cộng lại rồi chia sáu người một mâm, ra con số mâm đang liệu. Vì còn những nhà trả lời "chưa chắc", máy bày thêm khoảng "mâm — mâm tối đa" để anh chị biết đặt thừa mấy mâm cho an toàn. Cạnh đó là danh sách các nhà nhận góp, ghi rõ nhà nào mang gì về, khỏi trùng nhau mà cũng khỏi thiếu.
Có, và chỉ phải làm một lần. Cuối trang Việc họ có một địa chỉ lịch; trưởng tộc sao địa chỉ ấy rồi thêm vào Lịch Google (Thêm lịch → Từ URL) hoặc Lịch iPhone (Cài đặt → Lịch → Tài khoản → Thêm lịch đăng ký). Từ đó điện thoại tự nạp lại mỗi ngày: thêm việc mới trên trang là hôm sau cả họ đã thấy trong lịch máy mình, năm năm tới đều có sẵn. Ai chỉ cầm tấm thiếp mời thì bấm "📅 Lưu vào lịch điện thoại" ngay trên thiếp, riêng việc ấy nằm vào lịch. Muốn thu hồi địa chỉ lịch thì bấm cấp lại mã mới.
Mở việc ấy rồi bấm "📣 Báo tin cho cả họ". Máy đẩy thông báo vào điện thoại những người đã cài ứng dụng và bật nhận tin, đồng thời xếp hàng gửi email cho những người đã bật nhận thư. Báo xong máy nói rõ bao nhiêu máy đã nhận và bao nhiêu lá thư đang gửi đi, chứ không im lặng để anh chị phải đoán.
Trưởng tộc, quản trị họ và biên tập viên thêm — sửa — xoá việc và xem được cả sổ ghi danh chi tiết. Thành viên thường thì xem việc và tự ghi danh cho nhà mình. Riêng mấy việc động tới người ngoài — đóng mở thiếp mời, cấp mã mời mới, báo tin cho cả họ, cấp lại địa chỉ lịch — chỉ trưởng tộc và quản trị họ mới làm được.
Không. Việc bị xoá chỉ được đánh dấu là đã bỏ chứ không xoá thật khỏi máy, và sổ ghi danh cũ vẫn còn nguyên. Sang năm cần tra lại "giỗ tổ năm ngoái nhà nào về, nhà nào góp gì" thì vẫn còn.
Sổ quỹ dòng họ
Không, và xin nói dứt khoát ngay từ câu đầu: đây là QUYỂN SỔ, KHÔNG PHẢI CÁI VÍ. Phần mềm không nhận tiền, không giữ tiền, không chuyển tiền, không nối với ngân hàng hay ví điện tử nào cả. Tiền vẫn trao tay ngoài đời đúng như xưa nay — con cháu đưa cho ông thủ quỹ ở sân từ đường, hay chuyển khoản thẳng vào tài khoản của họ. Phần mềm chỉ làm đúng một việc: chép lại cho ngay ngắn, để sang năm giở ra còn tra được. Cho nên anh chị đừng ngồi chờ một cái nút "đóng góp ngay" — nó không có, và cố ý không có.
Ai đăng nhập được vào gia phả thì ĐỌC được toàn bộ quyển sổ — cả khoản thu lẫn khoản chi, cả tồn quỹ. Đấy là chủ ý: quỹ họ mà chỉ một người xem được thì nó thôi là quỹ họ. Nhưng GHI thì chỉ trưởng tộc và quản trị dòng họ mới ghi được. Người thường bấm vào cũng không thấy biểu mẫu ghi sổ đâu cả.
Ít nhất là ba thứ: thu hay chi, bao nhiêu tiền, thuộc mục nào. Số tiền gõ thoải mái — gõ 5000000, gõ 5.000.000, gõ "5 triệu" hay "5tr" máy đều hiểu. Mục thì chọn trong mười ba mục dựng sẵn: bên thu có công đức, đóng góp định kỳ, tài trợ hỗ trợ, hoàn lại quỹ, thu khác; bên chi có tu bổ từ đường, giỗ chạp tế lễ, mộ phần, khuyến học, hiếu hỉ thăm hỏi, in phả số hoá, họp họ khánh tiết, chi khác. Còn lại đều không bắt buộc nhưng nên có: tên người đưa (chọn thẳng từ trong phả, hoặc gõ tay nếu là khách thập phương), ngày tiền đổi tay, số biên lai, thuộc đợt quyên góp nào, gắn với việc họ nào.
Đợt quyên góp là một cuộc kêu gọi có tên, có mục tiêu và có hạn — "Tu bổ từ đường năm Bính Ngọ, 180 triệu, hạn cuối năm". Mỗi khoản thu ghi vào sổ có thể gắn vào một đợt, và đợt ấy tự có thanh tiến độ, phần trăm đã đạt, số còn thiếu. Nhiều đợt chạy song song được, không phải chờ đợt này xong mới mở đợt kia. Đủ tiền hay hết việc thì bấm khép sổ đợt ấy; đợt đã khép không kêu gọi nữa nhưng số liệu vẫn còn nguyên để tra. Thanh tiến độ chỉ cộng khoản THU vào đợt, nên lúc họ bắt đầu tiêu tiền vào việc thì nó không tụt xuống — tiến độ quyên góp và tình hình chi tiêu là hai chuyện khác nhau.
Ghi thẳng vào sổ quỹ này, chọn mục 🎓 Khuyến học, chứ không phải một quyển sổ thứ hai. Tiền thưởng cho cháu đỗ đạt cũng là tiền ra khỏi quỹ họ như mọi khoản chi khác; tách riêng ra thì hai sổ cộng lại không bao giờ khớp. Lúc ghi, anh chị điền thêm hai ô: cháu đạt thành tích gì ("đỗ Đại học Y Hà Nội", "học sinh giỏi quốc gia môn Toán") và năm học nào. Trang có hẳn một thẻ 🎓 riêng bày lại theo từng năm học, năm mới nhất trên cùng, để đến kỳ phát thưởng giở ra đọc trước cả họ. Muốn gây quỹ khuyến học riêng thì mở thêm một ĐỢT tên là "Quỹ khuyến học", tiền vào ra vẫn nằm chung một sổ mà vẫn theo dõi riêng được.
Bấm xoá được, nhưng máy không xoá thật — nó chỉ đánh dấu dòng ấy là đã bỏ, và từ đó dòng ấy không còn cộng vào tồn quỹ nữa. Dòng cũ vẫn nằm trong máy. Lý do thì mộc mạc thôi: quyển sổ nào tẩy trắng được thì quyển sổ ấy hết làm bằng chứng, mà sổ quỹ của họ đôi khi phải làm bằng chứng thật — lúc bàn giao cho thủ quỹ mới, lúc có người trong họ hỏi lại chuyện năm ngoái.
Mặc định là KHÔNG — người ngoài không xem được gì cả. Nếu trưởng tộc muốn, có thể tự tay bật một trang riêng gọi là BẢNG VÀNG CÔNG ĐỨC, và trang ấy chỉ nêu tên người góp cùng tiến độ các đợt. Không bao giờ nêu khoản chi, số biên lai, hay quỹ còn bao nhiêu. Trang bảng vàng cũng dặn các máy tìm kiếm đừng chép về, nên phải được đưa đường dẫn thì mới vào được — giống như phải đi đến sân từ đường mới đọc được tấm bia. Nhưng đường dẫn thì chuyền tay nhau rất nhanh, nên hễ đã bật thì cứ xem như cả làng đọc được mà cân nhắc.
Lúc ghi khoản của người ấy, anh chị đánh dấu ô "xin không nêu tên". Ngoài bảng vàng công khai, dòng ấy chỉ hiện "Một người con của họ" — không tên, không ghi chú, không đường dẫn nào lần được về hồ sơ trong phả. Ghi chú của dòng cũng bị giấu luôn, vì đó chính là chỗ thủ quỹ hay tiện tay viết tên cho dễ nhớ. Còn trong sổ nội bộ thì tên vẫn còn nguyên cho người trong họ đối chiếu, kèm một dấu nhỏ nhắc rằng dòng này không hiện ra ngoài. Trưởng tộc muốn kín hơn nữa thì chọn kiểu chỉ ghi tên mà không nêu số tiền — cả bảng vàng sẽ không còn một con số nào.
Ngay đầu trang sổ quỹ có nút 🖨️ In sổ — in ra là một bản sạch, bỏ hết thanh điều hướng và các nút bấm, chỉ còn tồn quỹ, tổng thu, tổng chi và danh sách khoản. Tồn quỹ còn được đọc thành chữ sẵn ("hai mươi triệu tám trăm nghìn đồng") để chép vào biên bản khỏi sai chữ số. Trang bảng vàng công đức cũng in được, ra một tờ chỉ có tên người góp — dán lên tường từ đường ngày họp họ là vừa.
Riêng tư & phân quyền
Không, trừ khi họ tự bật chế độ công khai. Mặc định chỉ người đã được mời vào dòng họ mới xem được. Ngay cả khi để công khai thì trang chủ nền tảng cũng chỉ nêu tên dòng họ, bài viết công khai và con số tổng — không nêu tên người đang sống.
Bốn mức: Trưởng tộc (toàn quyền, kể cả mời người và phân quyền), Quản trị họ (gần như toàn quyền), Biên tập (thêm sửa hồ sơ nhưng không phân quyền), Thành viên (chỉ xem và tham gia bàn luận). Trưởng tộc đổi vai trò của người khác ở trang Mời & phân quyền.
Cứ để họ ở mức Thành viên — xem được, bàn luận được nhưng không sửa được hồ sơ. Ai chịu khó sưu tầm thì nâng lên Biên tập. Mọi lần gộp hồ sơ đều có nhật ký ghi ai làm, làm lúc nào và hoàn tác được.
Được. Ai thuộc nhiều họ (ví dụ họ nội và họ ngoại) sẽ thấy ô chọn dòng họ ngay dưới tên mình ở cột trái, đổi qua lại tức thì.
Hồ sơ công khai & mã QR
Là một trang riêng cho từng cụ đã khuất, mở được mà không cần đăng nhập. Sinh ra để giải quyết ba cảnh có thật. Cảnh thứ nhất: con cháu đi làm ăn xa, ngày giỗ không về được, muốn kể cho con mình nghe cụ cố là ai — gửi một đường dẫn là xong, không phải lập tài khoản, không phải mời vào họ. Cảnh thứ hai: khách đến viếng mộ, đứng trước tấm bia chỉ có mỗi cái tên và hai con số năm, không biết cụ là ai trong họ — quét mã QR dán ở bia là ra cả tiểu sử. Cảnh thứ ba: một người mang họ mình ở tỉnh khác đang dò tìm gốc gác, thấy trang này khớp với tên cụ tổ nhà họ — thế là hai chi thất lạc mấy đời tìm được nhau.
Được lộ: tên huý và mọi lối gọi khác (tên thuỵ, tên hiệu, tên thường gọi), đời thứ mấy, thuộc chi nào, năm sinh, năm mất, ngày giỗ âm lịch, quê quán, nơi mất, nghề nghiệp, chức vụ, truy phong, học vấn, tiểu sử, ảnh chân dung và nơi an táng. Không lộ: điện thoại, thư điện tử, địa chỉ nhà, nhóm máu, tình trạng hôn nhân, mã hộ và mọi ghi chú nội bộ. Quan trọng nhất: NGƯỜI CÒN SỐNG tuyệt đối không bao giờ hiện ra, kể cả chỉ mỗi cái tên, kể cả khi họ là con của cụ đang mở — phần Gia đình chỉ ghi "còn 3 người con" chứ không nêu tên ai. Năm cửa chặn ấy nằm ngay trong câu lệnh hỏi cơ sở dữ liệu chứ không phải ở tầng hiển thị, nên không có đường vòng nào lách qua được.
Cố ý như vậy. Nếu địa chỉ là dạng "người số 7" thì bất cứ ai cũng ngồi đếm 1, 2, 3… mà lôi ra bằng hết cả họ, kể cả những cụ mà trưởng tộc chưa hề định chia sẻ. Mỗi cụ vì thế được cấp một mã ngẫu nhiên hai mươi chữ số — dò mò không ra, chỉ ai được đưa đường dẫn hoặc quét đúng mã QR mới mở được. Đổi lại là mã hơi dài, nhưng đằng nào cũng chẳng ai gõ tay: người ta bấm vào đường dẫn hoặc giơ điện thoại quét.
Được, và đóng ngay lập tức. Có hai cách. Một là tắt cả phần công khai: ở trang Hồ sơ & mã QR gạt công tắc "Mở hồ sơ công khai" về tắt — mọi đường dẫn đã phát đi lập tức không mở được nữa, kể cả mã QR đã in. Hai là xử lý riêng một cụ: bấm "Đổi mã" thì cụ ấy được cấp mã mới và đường dẫn cũ chết ngay, hoặc bấm "Gỡ" thì rút hẳn cụ ấy khỏi phần công khai. Còn hai công tắc nhỏ nữa cho phép mở nhưng giấu ảnh chân dung, hoặc mở nhưng giấu vị trí phần mộ — nhiều họ ngại chỉ đường cho người lạ đến tận mộ.
Vào trang Hồ sơ & mã QR, chọn chi cần in (hoặc tích "chỉ người đã có mộ phần"), rồi bấm In — mỗi cụ ra một ô có tên, đời, chi và năm sinh năm mất bên dưới mã, cắt rời ra dán được luôn. Riêng mức sửa lỗi thì nhớ chọn Q hoặc H: mã QR có khả năng tự vá, mức H cho phép rách mất gần một phần ba mà máy vẫn đọc ra — bia đá ngoài trời mưa nắng, rêu bám, sứt một góc là chuyện thường. Mang ra hàng khắc đá thì cứ đưa cả tờ in này, vì hình mã là hình vector nên phóng to cỡ nào cũng sắc cạnh.
Ra bình thường. Mã QR ở đây do chính máy chủ vẽ ra chứ không mượn tệp nào ngoài mạng. Điều này nghe nhỏ nhưng thật ra rất hệ trọng: nhiều phần mềm gọi mã QR từ một địa chỉ trên mạng, hôm nào mất mạng thì giấy in ra toàn ô trắng — mà cái lỗi ấy lại lặng thinh, trình duyệt không báo gì, người in không biết, đến lúc đá khắc xong mới lộ. Ở đây máy chủ tự vẽ nên rút dây mạng ra vẫn in đúng.
Không. Mỗi trang hồ sơ đều tự báo với các máy tìm kiếm rằng đừng lập chỉ mục, đừng lưu bản sao. Nghĩa là gõ tên cụ lên Google sẽ không ra trang này; chỉ ai cầm đúng đường dẫn hoặc quét đúng mã QR mới vào được. Dòng họ giữ quyền quyết định chia sẻ với ai, chứ không phải cả thiên hạ tra được.
Chia sẻ phả đồ
Vào trang Chia sẻ phả đồ, bấm "Cấp mã", rồi chép cái đường dẫn nó sinh ra gửi cho người ta qua Zalo hay tin nhắn. Bên ấy bấm vào là thấy đúng cây phả hệ đang có trong máy — xoay được, phóng to thu nhỏ được, thu gọn nhánh được, bấm vào một người là mở riêng nhánh con cháu người ấy. Không cần cài gì, không cần đăng nhập, và hôm sau họ chép thêm ai vào gia phả thì người kia mở lại vẫn thấy bản mới nhất. Nên cấp cho mỗi người một mã riêng chứ đừng gửi chung một mã cho cả nhóm: chia riêng thì sau này muốn cắt của ai chỉ cắt đúng người ấy, mà nhìn cột lượt xem cũng biết ai đã mở, ai chưa.
Đây đúng là câu phải hỏi, vì mã này khác hồ sơ công khai ở chỗ ấy: hồ sơ công khai chỉ mở người đã khuất, còn mã xem phả đồ mở CẢ CÂY nên người còn sống có nằm trong đó. Bù lại nó có ba nấc do trưởng tộc chọn cho từng mã. Nấc "Hiện đủ": tên, năm sinh và ảnh như người trong họ nhìn thấy. Nấc "Chỉ tên và đời": giấu năm sinh và ảnh, đủ để nhận ra ai là ai mà không lộ tuổi. Nấc "Giấu hẳn": ô vẫn còn trong cây nhưng chỉ ghi "Người còn sống", không nêu tên — giữ ô lại để cây khỏi đứt nhánh, vì bỏ hẳn ô đi thì con cháu bên dưới hoá ra treo lơ lửng không có cha. Mặc định là nấc giữa; muốn rộng hơn thì trưởng tộc phải tự tay chọn, máy không bao giờ tự nới ra.
Ba lớp. Lớp thứ nhất, không nấc nào mở ra được: điện thoại, thư điện tử, địa chỉ nhà, tiểu sử, nghề nghiệp, chức vụ, học vấn, truy phong, ngày sinh ngày mất đầy đủ, quê quán, nơi mất, nơi chôn cất, nhóm máu, hôn nhân, mã hộ, ghi chú nội bộ — cây chỉ vẽ ra tên, đời, năm sinh năm mất và ảnh, chấm hết. Lớp thứ hai, người nào trong họ đã đánh dấu RIÊNG TƯ thì ô của người ấy ghi "Không công khai" ở mọi nấc, kể cả nấc rộng nhất, kể cả khi người ấy đã khuất — vì cái dấu ấy là do người trong nhà đặt, một cái công tắc người khác gạt không được phép đè lên. Lớp thứ ba là ba nấc người còn sống nói ở trên. Trang xem cũng tự báo với Google là đừng lập chỉ mục, và ở đầu trang có một dòng nói thẳng cho người xem biết bản họ đang cầm giấu những gì.
Được. Lúc cấp mã, ở ô "Cho xem phần nào" chọn tên một người thay vì "Cả dòng họ" — mã ấy mở ra chỉ có người đó và con cháu bên dưới, phần còn lại của họ không thấy. Hay dùng khi bên họ ngoại hỏi xin, hoặc khi một chi đang tự soạn phần của mình. Người nhận cũng không lách ra được: họ có sửa địa chỉ trên thanh trình duyệt để nhảy sang người khác thì trang tự kéo về đúng gốc nhánh đã cấp.
Bốn cách, tuỳ mức độ. Nhẹ nhất là "Thu hồi": mã tắt ngay, người kia mở ra chỉ thấy dòng không mở được — hôm nào nghĩ lại thì bấm "Mở lại", vẫn đúng đường dẫn cũ, không phải gửi lại. Nếu nghi đường dẫn đã bị chuyền tay ra ngoài thì bấm "Đổi mã": mã cũ chết hẳn, sinh ra mã mới, và nhớ gửi đường dẫn mới cho người ta. Muốn dọn sạch thì bấm "Xoá". Còn khi cần đóng gấp cả mục mà không kịp ngồi thu hồi từng cái thì gạt công tắc chung ở đầu trang — mọi mã câm cùng lúc, bật lại là chạy tiếp. Ngoài ra mỗi mã nên đặt hạn (gợi ý sẵn 90 ngày): gửi xong rồi quên là chuyện thường, có hạn thì cái quên ấy tự lành.
In ấn & dữ liệu
Vào Xuất PDF, chọn phần muốn in rồi bấm In, ở ô "Máy in" chọn "Save as PDF" (Lưu thành PDF) là ra tệp gửi nhà in được. Muốn in cây treo tường thì dùng In phả đồ và chọn khổ A3 nằm ngang.
Vào Ảnh phả đồ. Ở đó cả cây phả hệ được dựng thành một bức tranh có nền cuốn thư sơn son thếp vàng, hoành phi ở giữa và câu đối hai bên, tải về ngay được. Muốn treo khổ lớn thì tải bản SVG rồi đưa tệp ấy cho nhà in — họ phóng to bao nhiêu cũng nét.
Gửi nhóm Zalo, Facebook hay đưa vào bài viết thì dùng PNG (nét, nền sạch) hoặc JPG (nhẹ hơn nhiều, hợp khi tranh quá to). Còn đưa cho nhà in để làm tranh treo tường, bảng mica hay in bạt thì nhất định chọn SVG: đó là bản vector, phóng to cỡ nào chữ cũng sắc, không bị vỡ hạt như ảnh thường.
Ở Ảnh phả đồ, mục Phạm vi có ô "Bắt đầu từ" — chọn cụ tổ của chi mình là tranh chỉ vẽ con cháu cụ ấy. Thêm ô "Số đời" để giới hạn còn 4 – 5 đời cho vừa khổ giấy. Tiêu đề tranh cũng tự đổi theo chi vừa chọn, khỏi phải sửa tay.
Được. Có sẵn bốn cặp câu đối cổ để chọn nhanh, nhưng chọn xong vẫn sửa chữ thoải mái, hoặc gõ hẳn câu đối riêng của họ mình vào hai ô vế trái – vế phải. Hoành phi ở giữa chính là ô Tiêu đề, dòng nhỏ dưới nó là quê tổ. Không thích thì bỏ tích "Vẽ câu đối hai bên" là tranh gọn lại.
Ảnh chân dung được nhúng thẳng vào tranh nên mỗi khuôn mặt cộng thêm vài chục KB; họ đông người thì tệp lên vài chục MB là bình thường. Nếu thấy chậm, hãy tắt ảnh chân dung, hoặc hạ mức phóng khi tải PNG từ 2× xuống 1×, hoặc chọn tải JPG thay PNG. In tranh khổ lớn thì cứ tải SVG — tệp nhẹ mà chất lượng cao nhất.
Tải PNG ở mức phóng 3× hoặc 4× rồi gửi — ảnh đủ lớn để in khổ A1, A0 vẫn nét. Cũng có thể mở tệp SVG bằng trình duyệt rồi bấm In, chọn "Save as PDF" là ra bản PDF nhà in nào cũng nhận.
Cất trong cơ sở dữ liệu trên chính máy chủ của dòng họ, không nằm ở bên thứ ba nào. Nên sao lưu định kỳ: chép thư mục website và bản xuất cơ sở dữ liệu ra ổ ngoài, mỗi tháng một lần là an tâm.
Được. Trước khi ghi vào, phần Nhập dữ liệu luôn cho xem trước và báo lỗi từng dòng — nên bỏ nhập lại là xong. Nếu đã ghi vào rồi mà bị trùng người thì dùng Đối soát để gộp, gộp nhầm vẫn hoàn tác được.
Tài khoản & sự cố
Bấm "Quên mật khẩu?" ở trang đăng nhập rồi làm theo hướng dẫn. Nếu hòm thư gửi đi của họ chưa khai báo, hãy nhờ trưởng tộc cấp mã khôi phục ở trang Mời & phân quyền rồi dùng mã đó đặt mật khẩu mới.
Thường là trình duyệt còn giữ bản cũ. Bấm Ctrl + F5 (máy Mac: Cmd + Shift + R) để nạp lại sạch. Vẫn không được thì thử trình duyệt khác hoặc chế độ ẩn danh, rồi báo lại để kiểm tra.
Trưởng tộc và quản trị họ sửa được trong phần thông tin dòng họ. Đổi tên không ảnh hưởng gì tới cây phả hệ hay các hồ sơ đã nhập.
Nhắn ngay trong phòng chat của họ để hỏi trưởng tộc hoặc người quản trị — họ thấy tin nhắn ngay trên web. Trang Hướng dẫn sử dụng cũng có bản đầy đủ hơn, xem được cả khi chưa đăng nhập.
Hướng dẫn đầy đủ →
Không có mục nào khớp từ khoá này.
Thử gõ ngắn hơn, ví dụ “giỗ”, “mộ”, “mời”.